În instituțiile publice, documentele nu „stau pe raft”: circulă. Intră pe registratură, trebuie găsite, aprobate, semnate, arhivate și — între timp — nimeni nu trebuie să piardă versiunea corectă. De aceea trio-ul Registratură Electronică + Managementul Documentelor + File Manager din IntegraCity formează o bază solidă de digitalizare: evidență, flux și stocare, nu trei tool-uri izolate. La UNICORE, astfel de arhitecturi apar des în proiecte de consultanță IT pentru administrație.
1. Registratura Electronică — poarta de intrare/ieșire. Modulul digitalizează înregistrarea, evidența și circulația documentelor: registru de intrare/ieșire cu numerotare automată, căutare multicriterială (număr, dată, expeditor, cuvinte-cheie), registre multiple pe tipuri sau departamente, import de PDF-uri și scanări, export/tipărire și acces pe roluri. Plus: rutare inteligentă (documentul ajunge la departamentul potrivit după tip, conținut sau reguli), dashboard live cu status (în lucru, în așteptare, aprobat, întârziat) și semnătură digitală în flux, cu jurnal — pregătită pentru arhivare.
2. Managementul Documentelor (DMS) — creierul fluxurilor. Aici documentele nu doar „există”, ci trec prin organizare centralizată, fluxuri de revizuire/aprobare/distribuție, trasabilitate și audit (cine a modificat, cine a accesat). Clasificare pe tip, departament sau proiect; semnare digitală; control pe roluri; căutare avansată; integrare cu Registratura și cu Emitere Documente. Avantajele practice: mai puțin timp de căutare, mai mult control și conformitate — exact ce cere o instituție auditată.
3. File Manager — biblioteca de fișiere a instituției. Complementează DMS-ul cu stocare și organizare pe foldere/categorii, acces securizat pe roluri, upload/download rapid, previzualizare fără descărcare și căutare după titlu, tip, autor sau cuvinte-cheie. Se leagă de Registratură și de Managementul Documentelor, ca fișierele să nu rămână pe stick-uri USB sau pe desktop-uri personale. Capacitatea depinde de configurare, dar sistemul e gândit pentru volume mari.
De ce împreună, nu separat. Registratura răspunde la „ce a intrat / ce a ieșit și cu ce număr?”. DMS-ul răspunde la „cine aprobă, ce versiune e validă, ce s-a schimbat?”. File Manager răspunde la „unde stă fișierul și cine are acces?”. Separat, apar silozuri: un registru pe hârtie, un folder pe server, un email cu atașament. Împreună, ai un lanț: înregistrare → stocare → flux → semnare → regăsire — cu trasabilitate.
Beneficii pentru primării și instituții. Timp mai scurt de procesare; mai puține erori față de registratura pe hârtie; status live și termene vizibile; semnare fără „printează–semnează–scanează”; căutare rapidă; control pe roluri (GDPR și acces minim necesar); bază pentru arhivare electronică. Nu e „hârtie scanată într-un folder” — e proces digital.
Securitate și conformitate. Documentele publice și datele din dosare cer acces controlat, jurnalizare și integritate. Trio-ul IntegraCity pune accent pe roluri, audit și semnare în platformă — esențial când vorbești despre termene legale și controale. Pentru o privire mai largă pe riscuri, leagă digitalizarea de securitate cibernetică, nu doar de „am pus un modul”.
Cum începi. Nu activa totul odată. Definește tipurile de documente critice, seriile de registratură, rolurile (cine înregistrează, cine aprobă) și 1–2 fluxuri pilot (ex.: petiții / sesizări / corespondență). Măsoară: timp mediu până la alocare, procent documente cu termen depășit, timp de căutare. Extinde File Manager și DMS pe măsură ce adopția crește.
Concluzie. Registratură + Managementul documentelor + File Manager este trio-ul care transformă haosul de hârtii într-un sistem cu număr, status, fișier și responsabil. Detalii pe module: Registratură, DMS, File Manager. Dacă vrei să mapezi trio-ul pe instituția ta, contactează-ne.