Dans les institutions publiques, les documents ne « restent pas sur une étagère » : ils circulent. Ils entrent par le registre, doivent être trouvés, approuvés, signés, archivés — sans perdre la bonne version. D’où le trio Registre électronique + Gestion documentaire + File Manager dans IntegraCity : évidence, flux et stockage — pas trois outils isolés. Chez UNICORE, ces architectures apparaissent souvent en conseil IT pour l’administration.
1. Registre électronique — la porte d’entrée/sortie. Le module digitalise l’enregistrement, le suivi et la circulation : registre entrée/sortie avec numérotation auto, recherche multicritère, registres multiples par type ou service, import PDF/scans, export/impression et accès par rôles. Plus : routage intelligent, dashboard live des statuts et signature numérique dans le flux, avec journal — prêt pour l’archivage.
2. Gestion documentaire (GED) — le cerveau des flux. Ici les documents ne font pas que « exister » : organisation centralisée, flux de relecture/approbation/distribution, traçabilité et audit. Classification par type, service ou projet ; signature numérique ; contrôle par rôles ; recherche avancée ; intégration avec le Registre et l’Émission de documents. Gains : moins de temps de recherche, plus de contrôle et de conformité.
3. File Manager — la bibliothèque de fichiers de l’institution. Il complète la GED avec stockage et organisation par dossiers/catégories, accès sécurisé par rôles, upload/download rapide, prévisualisation sans téléchargement et recherche. Il se lie au Registre et à la Gestion documentaire pour que les fichiers ne restent pas sur clés USB ou bureaux personnels. Capacité selon configuration, pensée pour de gros volumes.
Pourquoi ensemble, pas séparément. Le registre répond à « qu’est-ce qui est entré / sorti et sous quel numéro ? ». La GED à « qui approuve, quelle version est valide, qu’est-ce qui a changé ? ». Le File Manager à « où est le fichier et qui y a accès ? ». Séparés : silos. Ensemble : une chaîne enregistrer → stocker → flux → signer → retrouver — avec traçabilité.
Bénéfices pour mairies et institutions. Temps de traitement réduit ; moins d’erreurs qu’un registre papier ; statut live et délais visibles ; signature sans « imprimer–signer–scanner » ; recherche rapide ; contrôle par rôles (RGPD) ; base pour l’archivage électronique. Ce n’est pas « du papier scanné dans un dossier » — c’est un processus numérique.
Sécurité et conformité. Documents publics et dossiers exigent accès contrôlé, journalisation et intégrité. Le trio IntegraCity insiste sur rôles, audit et signature dans la plateforme — essentiel pour délais légaux et contrôles. Pour une vue risques plus large, liez la digitalisation à la cybersécurité, pas seulement à « on a mis un module ».
Comment démarrer. N’activez pas tout d’un coup. Définissez types de documents critiques, séries de registre, rôles (qui enregistre, qui approuve) et 1–2 flux pilotes (ex. pétitions / signalements / courrier). Mesurez : délai moyen d’affectation, % en retard, temps de recherche. Étendez File Manager et GED avec l’adoption.
Conclusion. Registre + Gestion documentaire + File Manager est le trio qui transforme le chaos papier en système avec numéro, statut, fichier et responsable. Détails : Registre, GED, File Manager. Pour mapper le trio à votre institution, contactez-nous.