Am citit recent un mesaj de la un angajat dintr-un departament administrativ al unei instituții guvernamentale. Era nou în sistem și observa ceva ce mulți dintre noi recunoaștem imediat: aceeași muncă repetitivă, făcută zilnic de aceiași oameni, cu fișiere Excel, e-mailuri fără sfârșit și tone de documente care circulă fizic.
Spunea că ar vrea să propună automatizarea proceselor printr-o platformă RPA, dar sistemul în care lucrează are reguli stricte de securitate IT – nici măcar macro-urile din Excel nu sunt permise.
Și întreba sincer: Există soluții de RPA care să fie compatibile cu cerințele din sectorul public?
Răspunsul e simplu: Da. Dar înainte de tehnologie, trebuie să vorbim despre mentalitate și sistem.
Pentru că există cel puțin 3 motive clare pentru care, în multe instituții publice din România, nici măcar procesele simple nu sunt încă automatizate, deși s-ar putea face în câteva săptămâni.
Lipsa infrastructurii digitale de bază
Multe instituții nu au încă un sistem informatic coerent, cu date centralizate, rețele stabile și conturi gestionate corespunzător.
În lipsa acestor minime condiții, orice inițiativă de automatizare devine fragilă.
Rezistența internă la schimbare
Automatizarea vine cu trasabilitate și ordine.
Asta înseamnă că fiecare pas e înregistrat, fiecare decizie e vizibilă. Nu toată lumea își dorește acest tip de claritate – mai ales în instituții unde „tradiția” e folosită des ca argument.
Lipsa de know-how și teama de necunoscut
Chiar și acolo unde există voință, nu există întotdeauna curaj.
Lipsa specialiștilor IT interni face ca multe echipe să evite digitalizarea de teamă să nu blocheze activitatea. Așa că preferă să continue cu ce „merge” – chiar dacă merge greu.
Dar ce se poate automatiza, concret, în mai puțin de o lună?
🟢 Înregistrarea automată a cererilor primite în registratură
Număr unic, distribuire automată pe compartimente, notificări și trasabilitate.
🟢 Generarea automată a adeverințelor sau răspunsurilor standard
Formulare online → validare automată → document generat și transmis în format digital.
🟢 Programările online pentru cetățeni sau audiențe
Calendar conectat cu serviciile disponibile, confirmări automate, eliminarea telefoanelor inutile.
Și totuși, revenim la întrebarea inițială:
Există soluții compatibile cu standardele de securitate din sectorul public?
Da. Platforme sau soluții locale dezvoltate pentru administrație (cum e Integra, de exemplu), pot fi adaptate la infrastructura IT existentă, pot funcționa în rețele izolate și respectă cerințele legale privind protecția datelor și logarea acțiunilor.
Automatizarea în instituțiile publice nu trebuie să fie un proiect de anvergură națională. Poate începe simplu, local, cu lucruri concrete.
Tu ce ai automatiza prima dată în instituția ta?
